賃金台帳、出勤簿、労働者名簿は、労働基準法で作成と保存が義務づけられています。建設業許可や経営事項審査で、技術者の常勤性を確認するときにも、求められることがあります。保存期間と、整理のポイントを整理します。
作成・保存が必要な書類
| 書類 | 内容 | 保存期間 |
|---|---|---|
| 労働者名簿 | 労働者の氏名、生年月日、履歴など | 5年（当分の間、3年）。労働者の死亡、退職、解雇の日から数える |
| 賃金台帳 | 賃金の計算の基礎、支給額、控除額など | 5年（当分の間、3年）。最後の記入をした日から数える |
| 出勤簿・タイムカードなど | 始業・終業の時刻など、労働時間の記録 | 5年（当分の間、3年）。記録の完結の日から数える |
労働基準法第109条では、記録の保存期間が5年ですが、当分の間は3年とされています。賃金の支払に関する記録は、賃金の支払期日が記録の完結の日より遅い場合、その支払期日が起算日になります。起算日を間違えないよう、書類ごとに確認します。
建設業許可・経営事項審査での使われ方
- 建設業許可の申請では、従業員の常勤性を確認する資料として、立場により、申請直前3か月分の賃金台帳と出勤簿が、求められる場合があります。詳しい資料は、岐阜県の「建設業許可申請の手引」で確認してください。
- 時間外労働や休日の記録は、労働基準監督署の調査でも、確認されます。
電子で保存するときの注意
- 紙でなくても、クラウドやシステムで保存できますが、必要なときに、すぐに表示でき、印刷できることが必要です。
- バックアップを取り、アクセスできる人を、制限しておきます。
- 退職者の分も、保存期間が終わるまで、残します。
整理のポイント
- 書類ごとの、保存期間の一覧を作る
- 起算日を、書類ごとに確認する
- 保管場所と、担当者を決める
- 廃棄のルールを、決める
まとめ
- 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿などは、原則で 5年（当分の間は3年）保存します。
- 常勤性の確認でも使うことがあるため、整えておきましょう。
当事務所では、労務管理や帳簿の整備をサポートしています。お気軽にご相談ください。
※本記事は令和8年10月16日時点の情報です。最新の内容は、厚生労働省のホームページでご確認ください。
参考：労働基準法第109条・第143条、厚生労働省「労働基準法による記録の保存期間」
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